Voor aanvragen om bijstand kan men zich wenden tot de Administratie Wenckebachfonds. Het Wenckebachfonds kan bedrijfsmaatschappelijk werk verzoeken om de aanvrager te helpen bij het samenstellen van deze aanvraag.

 Van de deelnemer wordt verwacht dat hij of zij ook zelf het nodige doet om de ontstane situatie te verbeteren. Daar waar ondersteuning uit de reguliere kanalen mogelijk is zal eerst hier een beroep op gedaan moeten worden.

De hulp moet tijdig worden aangevraagd. Alleen wanneer alle gevraagde gegevens en benodigdheden compleet zijn kan er hulp worden verleend. Een vergoeding kan aangevraagd worden via een aanvraagformulier. Het aanvraagformulier is te vinden op de website of anders op te vragen bij de administratie.

Een aanvraag voor vergoeding dient uiterlijk 6 maanden na de beëindiging van behandelingen bij de Administratie Wenckebachfonds aanwezig te zijn. Bij een latere aanvraag vindt geen vergoeding plaats. Vergoeding vindt plaats over de periode van maximaal 12 maanden voorafgaande aan de eindiging van de behandeling. Voor behandelingen langer dan 12 maanden zal er elk jaar een nieuwe aanvraag ingediend moeten worden.

De aanvraag wordt beoordeeld aan de hand van de richtlijnen. De verwerking van de aanvraag wordt afgehandeld door de administratie van het fonds. Het Wenckebachfonds kan het maatschappelijk werk inschakelen om een situatiebeschrijving te maken wanneer de omstandigheden dit vereisen.

Beslissingen worden schriftelijk medegedeeld. De deelnemer kan slechts schriftelijk tegen de beslissing in beroep gaan bij de Raad van Beheer. De beslissing van de Raad van Beheer op het beroep is bindend.